Recrutement ASSISTANTE DE PROJETS – F/H Agence française de développement
Le groupe Agence française de développement (AFD) met en œuvre la politique de la France en matière de développement et de solidarité internationale. Il finance, accompagne et accélère les transitions vers un monde plus cohérent et résilient.
Sous l’encadrement du Responsable de Pôle Energie/Mobilité/Développement urbain/Secteur financier public et de la Responsable du Bureau de Proparco Sénégal, vous exercerez la fonction de secrétariat et d’assistant.e de projet avec les missions globales suivantes :
- Appui opérationnel aux deux structures.
- Gestion des services généraux.
- Gestion des communications internes et externes (enregistrement, traitement, diffusion et archivage des informations).
Qui recherchons nous ?
- Rigueur, sens de l’organisation et des priorités, respect des procédures et des délais.
- Réactivité et capacité d’adaptation à des interlocuteurs différents et variant fréquemment.
- Savoir-faire en matière de mise en forme des courriers et classement des dossiers.
- Très bonne maitrise des outils bureautiques (excel, word, powerpoint).
- Discrétion et respect de la confidentialité.
- Formation de niveau BTS/DUT ou équivalent.
- 3 à 5 ans d’expérience dans un poste similaire.
- Parfaite maîtrise du français (oral et écrit), solides capacités d’analyse, de rédaction et de synthèse.
- Une bonne maitrise de l’anglais serait un atout.
- Gestion des priorités, qualités d’écoute, disponibilité et sens du travail en équipe.
- Aisance relationnelle et sens de la communication.
- Capacité à résoudre des problèmes en toute autonomie.
- Excellente présentation, habilités protocolaires.
- Capacité de travail importante et résistance au stress.
- Capacité à monter en compétence.
Votre rôle
Organiser les missions et déplacements des membres de l’équipe et du siège:
- Préparation des commandes et achats relatifs à ces déplacements en conformité avec les règles et procédures internes.
- Participer à des missions de terrain en fonction des possibilités pour une meilleure implication dans la gestion des projets.
- Élaborer les documents préparatoires : dossiers, ordre de mission, programme et RDV, etc…;
- Procéder aux réservations nécessaires et à l’organisation des déplacements locaux (hôtel, véhicule…) ; s’assurer du bon déroulement et de la coordination de la mission.
Assurer un appui opérationnel aux chargés de projet et chargés d’affaires:
- Appuyer les chargés de projet et de mission dans la préparation des demandes de versements sur des projets du portefeuille de l’agence
- Préparation des conventions de financement.
- Assister les chargés de projet et d’affaires dans le suivi de dossiers liés à l’activité (appui à la réalisation des diligences LCB/FT, transmission de documents au pôle versements, courriers de relance aux contreparties,…) ;
Réaliser les missions de secrétariat et d’appui opérationnel:
- Tenir à jour la base de données clients de Proparco.
- Réaliser des travaux d’appui (photocopies, impression, archivage, etc.) ;
- Élaborer les comptes rendus et note de réunion en interne.
- Assurer l’accueil téléphonique et physique.
- Scanner les courriers adressés aux deux structures, en particulier les demandes d’Avis de Non Objection, les demandes de versement, les requêtes et les documents originaux correspondant aux conditions suspensives des conventions de financement à adresser au pôle suivi des actes.
- Enregistrer, traiter et diffuser des informations (courriers, mails, appels téléphoniques…) ;
- Organiser l’agenda des responsables du pôle STUPE et PROPARCO, et prendre des rendez-vous en fonction des priorités.
- Organiser la logistique des réunions internes, séminaires et des événements de communication externe.
- Veiller à la transmission des courriers sortants, les scanner pour archivage.
- Tenir à jour le classement physique et électronique des courriers transmis par le Pôle et PROPARCO.
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Agence française de développement (AFD) recrutement des candidates