Commission de la CEDEAO Recrutement Gestionnaire de bureau. Sous la supervision et l’orientation du/de la Représentant (e) Résident (e) au Sénégal, le/la Gestionnaire de bureau doit jouer un rôle essentiel dans le bon fonctionnement de la Direction.
De l’accueil des visiteurs à la réception des appels, en passant par la prise de rendez-vous, l’organisation de l’emploi du temps de la Représentante, la rédaction de courriers et l’archivage de documents, ses fonctions seront essentielles aux activités quotidiennes de la Représentation. A cet égard, il / elle doit être très accessible et réactif face aux demandes concurrentes émanant de parties internes et externes.
SALAIRE ANNUAL : UC 40, 223.63 USD 63, 464.83
Qualifications académiques et expérience
- Expérience avérée dans le traitement de texte en anglais et en français et/ou en portugais conformément aux normes établies ; connaissance et compétence techniques dans l’application des techniques et pratiques de post-édition dans la préparation et la production de documents conformément à la politique de la CEDEAO
- Compréhension des politiques, procédures et processus liés à l’administration, et capacité à recommander des logiciels et des systèmes appropriés liés à l’administration de bureau à utiliser.
- Être titulaire d’au moins un diplôme de Brevet de Technicien (BT)/HND en Assistanat de Direction ou tout autre diplôme équivalent en pratiques administratives et de secrétariat.
- Démontrer un bon jugement et la capacité de prendre des décisions raisonnables avec peu de supervision.
- Justifier d’au moins six (6) années d’expérience professionnelle à des postes de secrétariat évolutifs dans un environnement bilingue, avec une expérience dans le domaine linguistique.
- Compétence technique et connaissance des logiciels informatiques dans les systèmes de classement ECM pertinents et des procédures, lignes directrices et processus liés à la correspondance pour la préparation et l’utilisation de documents et modèles administratifs.
Méthode d’évaluation : L’évaluation des candidats qualifiés peut comprendre un exercice écrit et un entretien basé sur les compétences.
Note spéciale : Les candidatures féminines sont vivement encouragées.
Ce poste fait l’objet d’un recrutement local conformément à l’article 9.3 du Règlement du personnel de la CEDEAO (révisé en 2021). Tous les membres du personnel des services généraux et des catégories connexes sont recrutés parmi les citoyens de la CEDEAO qui résident dans l’État membre où le poste a été publié. L’agent faisant l’objet d’un recrutement local ne peut bénéficier des indemnités ou avantages exclusivement applicables au recrutement international.
Les candidatures doivent comprendre
- 3. Une lettre de motivation.
- Le formulaire de candidature (FORMULAIRE DE CANDIDATURE) et le remplir correctement.
- Le curriculum vitae (CV).
- Toutes les candidatures doivent être envoyées par courrier électronique à l’adresse électronique indiquée pour chaque poste avant le 14 mars 2025.
Rôle et responsabilités
Gestion de l’emploi du temps du supérieur hiérarchique : recevoir et accueillir les visiteurs ; organiser et gérer les rendez-vous ; faire respecter l’emploi du temps du supérieur hiérarchique ; passer des appels téléphoniques ; vérifier les appels entrants pour s’assurer de leur importance et de la possibilité d’y répondre ; gérer l’agenda et l’emploi du temps de la Directrice
Gestion administrative : organisation de réunions ; réception, rédaction, dactylographie et suivi de lettres administratives ; réservation de salles de réunion ; approvisionnement du bureau en fournitures
Gestion du courriel et des documents : créer un système d’enregistrement des courriers entrants et sortants ; assurer l’archivage et le classement des documents ; gérer les documents (entrants et sortants, archivage des lettres) ; assurer le suivi des documents soumis à la signature du/de la Représentant (e) Résident(e). Maitrise de la correspondance diplomatique.
Lire : Candidature CEDEAO pour le recrutement Chauffeur Permanent.
Recrutement Gestionnaire de bureau – Commission de la CEDEAO