Lettre administrative exemple: quels usages, quelles normes – correspondance administrative
Lettre administrative exemple: quels usages, quelles normes – correspondance administrative pdf. Concernant la correspondance administrative, il est impératif de respecter la voie hiérarchique. Par exemple, si vous écrivez à l’Inspecteur d’Académie – Directeur Académique des Services de l’Education Nationale (IA-DASEN), vous devez faire passer le courrier via votre inspecteur de circonscription.
Cela ne signifie pas que l’IEN peut bloquer votre courrier mais il en est juste avisé… il transmet directement votre courrier au secrétariat de l’IA. Pour cela, il faut vous adresser à Monsieur l’Inspecteur d’Académie, s/c de l’Inspecteur de l’Education Nationale, circonscription de…) ; s/c signifie sous couvert de…
Toute lettre administrative emploiera le « je » (engagement de la personne). La neutralité et l’objectivité: l’absence de passion et de violence caractérise le langage administratif. La prudence et la précision: s’en tenir aux faits et aux arguments. La clarté et la concision: si possible, rendre simple ce qui est obscur.
La courtoisie et la politesse: j’ai l’honneur de… est présent dans la plupart des courriers administratifs (des formules de politesse vous sont proposées quelques paragraphes plus bas).
Les formules pour exprimer une demande :
- Emploi des verbes: rendre compte de, exposer à, solliciter de, proposer de, prier de bien vouloir (à un supérieur hiérarchique).
- Prendre l’attache de: prendre contact avec une personne pour obtenir son accord sur une affaire (attache = approbation écrite).
- Etre dans l’impossibilité de: est utilisé pour « ne pas pouvoir ».
- Je vous prie de bien vouloir…
- Je vous serais obligé de bien vouloir…
Des formules de politesse
On n’utilise une formule de politesse que s’il y a une formule d’appel.
- Je vous prie d’agréer, Monsieur le Maire, l’expression de ma considération distinguée.
- Veuillez agréer, Monsieur le Directeur, l’expression de ma considération distinguée.
- Veuillez agréer, Monsieur l’Inspecteur d’Académie, l’expression de mes respectueuses salutations.
- Je vous prie d’agréer, Monsieur, l’assurance de ma considération.
- Veuillez croire, …, à l’assurance de mes salutations distinguées.
- Veuillez agréer, …, l’expression de mes salutations distinguées ou l’assurance de ma considération.
- Je vous prie de recevoir ou d’agréer,…, mes salutations distinguées.
- Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.
- En vous remerciant par avance de l’attention que vous voudrez bien prêter à ma demande, je vous prie d’agréer, Monsieur l’Inspecteur d’Académie, l’expression de ma considération distinguée.
- Je vous prie d’agréer, Monsieur l’Inspecteur d’Académie, l’expression de ma haute considération.
- Je vous prie d’agréer, Monsieur l’Inspecteur d’Académie, l’expression de ma très haute considération (plus révérencieux).
- Je vous prie de croire, …, à l’expression de mes sentiments respectueux.
- Je vous prie de croire, …, à l’expression de mes sentiments les plus dévoués.
Des mots outils:
- dès maintenant…, d’ores et déjà…, sans délai…
- à titre d’information, à titre exceptionnel…
- cependant…, mais…, toutefois…
Formules de conclusion:
- Je vous serais obligé…; je vous serais reconnaissant…
- J je vous saurais gré…
- aussi…, dans ces conditions…, en conséquence…
- Il convient de…, il y a lieu de…, il paraît souhaitable…
Les formules pour débuter votre courrier:
Si le courrier fait suite à un échange précédent, on peut employer des expressions comme :
- En réponse à votre courrier du…
- Comme suite à votre lettre du… ou Comme suite à notre conversation téléphonique du…
- J’ai l’honneur d’accuser réception de votre lettre du…
- J’ai l’honneur de vous faire connaître que…
- J’ai l’honneur de vous rendre compte…, J’ai l’honneur de vous exposer…
- J’ai l’honneur de vous faire parvenir…
- J’ai l’honneur de vous rendre compte…
- Je vous saurais gré…
- J’ai l’honneur de vous demander de bien vouloir… (à un supérieur hiérarchique)
- J’ai l’honneur de vous informer que…
- Par lettre rappelée en référence…
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